Bentley, лобстеры и Стас Михайлов: как обосновать «скромные» расходы?

У каждого бизнесмена разные понятия об обеспечении нормальных условий труда для сотрудников. Кто-то хочет кормить своих сотрудников красной икрой, кому-то нужно кресло из кожи крокодила и личный массажист, а кто-то вполне удовлетворен совдеповским столом в душном кабинете. У налоговиков свое понимание «нормальных условий труда», когда дело касается возмещения НДС и расчетах по налогу на прибыль. И даже чай-кофе – это чересчур. Итак, как обосновать затраты компании на своих сотрудников: начиная от еды и заканчивая яхтами.

Еда, чай-кофе

Кормить или не кормить сотрудников? Если и кормить, то придется изрядно постараться обосновать бесплатное питание сотрудников. Налоговики считают, что сотрудники сами себя в состоянии прокормить. Малейшая ошибка, и забота о работниках выльется в копеечку.

Например, в Определении ВC РФ от 27.06.2016г. №307-КГ16-6330 компания не смогла обосновать расходы на питание: трудовым договором не предусмотрена обязанность работодателя обеспечивать сотрудников бесплатными обедами, а коллективный договор и вовсе отсутствовал. К тому же, налоговики выявили, что компания не вела персонифицированный учет: кто и сколько съел. И вообще, в компании были все условия для приема пищи: холодильник, микроволновки, кулер, столы и стулья, а заказывать бесплатную еду для персонала – это шик, а не обеспечение нормальных условий труда. В итоге работодатель проиграл и бесплатное питание обошлось в 1,3 млн. руб. В Постановлении АС Северо-Западного округа от 02.03.2016г. №Ф07-2270/2016 компания обосновала питание работников работой в полевых условиях.

Что следует учесть рачительным работодателям, которые желают, чтобы их сотрудники всегда были сытыми и довольными?

Мария Морозова

Юрист и налоговый консультант «Туров и партнеры»:

Учесть стоимость затрат на питание сотрудников в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, организация сможет, только если таковая предусмотрена в трудовом (коллективном) договоре с работниками (п.25 ст.270 НК РФ). Если это не оговорено, то суммы выплат будут начисляться за счет чистой прибыли.

Работодателю не нужно начислять НДФЛ на стоимость приобретаемой в офис воды, кофе, чая, сахара, печений. Если доход в натуральной форме, полученный сотрудниками в виде питания, не персонифицирован, то объект обложения НДФЛ, а также страховыми взносами отсутствует.

Кондиционеры

Кондиционеры и калориферы обеспечивают нормальные условия труда. Если налоговики думают иначе – они глубоко заблуждаются. Такие придирки встречаются. Например, в Постановлении ФАС Поволжского округа от 21.08.2007г. по делу №А57-10229/06-33 компания обосновала расходы на приобретение калорифера и кондиционера, указав, что данные расходы подпадают «под действие ст.22 ТК РФ, в которой указано, что работодатель обязан обеспечивать безопасность труда и условия, отвечающие требованиям охраны труда и гигиены труда, что также закреплено в коллективном договоре».

Автомобиль

Затраты на дорогое авто привлекут внимание проверяющих. Аргументировать такое «транжирство» дело не из легких. Например, в Постановлении АС Западно-Сибирского округа от 04.10.2016г. по делу №А03-22792/2015 налоговики провели тщательное расследование покупки двух дорогих автомобилей и нашли нестыковочки: выяснили, что транспорт использовался в личных целях.

В каких случаях и как можно обосновать покупку дорогого авто, чтобы возмещение НДС прошло «безболезненно» и налоговики не сомневались, что автомобили действительно нужны компании?

Мария Морозова

Юрист и налоговый консультант «Туров и партнеры»:

Согласно налоговому законодательству, обоснованными расходами считаются затраты, подтверждённые документально и направленные на то, чтобы организация получило доход. Таким образом, достаточное обоснование приобретения автомобиля будет, если при его помощи осуществляются:

– перевозки грузов или пассажиров, не работающих в компании;

– доставка сотрудников организации на места проведения переговоров, а также на работу и с работы.

В последнем случае обоснованием для покупки дорого автомобиля может служить престиж компании, которая может потерять репутацию и, таким образом, клиентов и прибыль, в результате использования для перевозок своих сотрудников (особенно, руководства) бюджетного автотранспорта.

Офисная утварь

Что нужно для работы сотрудников? Стол, стул, канцтовары и компьютер с принтером (ну, и кондиционер с обогревателем)… Ведь этого вполне достаточно, чтобы обеспечить нормальную рабочую атмосферу… Остальные офисные прибамбасы – лишняя трата денег, не влияющая на бизнес-процессы. Например, в Постановлении Тринадцатого ААС от 09.12.2013г. по делу №А42-115/2013 налоговики решили, что комнатные растения не являются необходимым атрибутом нормальных условий труда и предназначены для наведения красоты в офисе. Однако, налоговики проиграли, ведь, как отметил суд, «обустройство офиса, в частности, приобретение комнатных растений, направлено на создание благоприятного имиджа организации».

В Постановлении АС Западно-Сибирского округа от 27.12.2011г. № А70-2504/2011 компания заявила НДС к вычету по приобретению дивана, пепельниц, вазы, стеклянных украшений и прочих предметов интерьера… конечно, налоговикам это не понравилось, но компания выиграла. «Суды указали, что поскольку нормами налогового законодательства не предусмотрено такое условие для применения вычета по НДС как производственная деятельность, то отказ в получении налоговой выгоды в виде налоговых вычетов не соответствует гл.21 НК РФ. В том числе не соответствует положениям статей 252, 264 НК РФ отказ налогового органа в принятии расходов, поскольку спорные расходы относятся к общехозяйственным, связанными с производством и реализацией».

А если компания решила оформить офис «на широкую ногу»? Чтобы во всех уголках компании был «шик да блеск»? Как обосновать такие траты перед налоговиками? Или все же стоит работать скромненько?

Наталья Брылева

Юрист и налоговый консультант «Туров и Партнеры»:

Излишнее пафосное оформление офиса однозначно привлечет интерес налоговиков. Но, если вы при покупке составите какие-либо документы, например, докладную записку, что приобретение данных предметов интерьера (например, картина, аквариум и т.п.) осуществляется в целях, связанных с предпринимательской деятельностью, направлено на привлечение клиентов, то высока вероятность признание данных расходов обоснованными. Дополнительным обоснованием будет, если вы строите объект по единому дизайн-проекту, в котором указано наличие данные предметов, и это является единым дизайн-пространством.

VIP-зал, места бизнес-класса и прочие командировочные блага

Если сотрудника отправили решать вопросы компании в командировку, и решили обеспечить максимально комфортными условиями перелета-переезда-проживания, налоговики не отнесутся к таким порывам с пониманием. Опять же, для чего нужен шик да блеск, когда можно скромненько провести переговоры? Например, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 02.11.2010 №А56-6808/2010 налоговиков смутило, что компания выкупила полностью все купе для командировки руководителей. Однако, общество аргументировало такие расходы условиями безопасности и Инструкцией о направлении в служебные командировки. 

Кухонная мебель

В отношении бытовой техники и обустройства столовой налоговая инспекции тоже советует «попридержать аппетиты». Однако, суды поддерживают налогоплательщиков и считают обоснованными затраты на холодильники, микроволновки, печи, чайники: Постановление ФАС Московского округа от 28.06.2012г. № А40-50869/10-129-277.

Какие предметы кухонного обихода налоговики могут посчитать роскошью? И возможно ли обосновать такие траты?

Наталья Брылева

Юрист и налоговый консультант «Туров и Партнеры»:

Законом не установлено предела стоимости оборудования для приема пищи в целях признания затрат. От стоимости будет зависеть только – амортизируемо или не подлежит амортизации данное имущество. А вообще в соответствии с тем же ТК РФ санитарно-бытовое обслуживание ложится на плечи работодателя: именно он должен оборудовать комнату для приема пищи, кулер и т.д.  Но, например, если в кухне будет повешен телевизор, то вероятно признание данной затраты необоснованной.

Предметы гигиены

Минтруд за чистоту и считает, что нужно обязательно мыть руки. Это к слову о затратах на средства гигиены. Данные выводы прописаны Письме Минтруда России от 30.08.2016г. №15-2/ООГ-3095. А как обстоят дела с туалетной бумагой, бумажными полотенцами, освежителем воздуха и т.д.? Считаются ли такие траты «рабочей необходимостью» или относятся к разряду «позаботься о себе сам»?

Наталья Брылева

Юрист и налоговый консультант «Туров и Партнеры»:

Без покупки хозтоваров не обойтись ни организации, ни коммерсанту. Поэтому для того, чтобы подтвердить целевое использование данной бытовой химии необходимо, помимо чеков, создавать требование-накладную на конкретного сотрудника на отпуск материалов, или разработать собственный документ, подтверждающий передачу материалов на сторону. Это лишний раз подтвердит, что материалы приобретались не для сотрудников.

Bentley, лобстеры и Стас Михайлов

Вернемся к заголовку. Итак, можно ли обосновать затраты на яхты-вертолеты, Бентли, лобстеры с икрой и Стаса Михайлова?

Мария Морозова

Юрист и налоговый консультант «Туров и партнеры»:

Цель представительских мероприятий должна быть связана с установлением и поддержкой деловых связей либо при проведении собрания руководства компании. Местом проведения таких мероприятий не может быть боулинг, сауна, бар и т.п. Какими именно продуктами вы угощаете контрагентов на встречах не особо важно, а вот алкоголь лучше из чека исключить.

В соответствии с п.2 ст.264 НК РФ к представительским расходам относятся затраты, связанные с:

• официальным приемом: завтрак, обед, ужин и т.п.;
• обслуживанием представителей других организаций: транспортная доставка к месту мероприятия;
• буфетным обслуживанием;
• услуги переводчика, при отсутствии единицы в штате компании.

Если встречи руководства с контрагентами не будут оформлены, как официальные представительские мероприятия, налоговики наверняка расценят их как личные встречи директора. А возмещение затрат на личные встречи не учитывается как представительские расходы. Возмещение директору его личных расходов будет рассматриваться, как выплата ему дохода (ст.209 НК РФ). А значит, с этой суммы компания должна исчислить НДФЛ и начислить страховые взносы.

В целом, затраты на вертолеты-яхты обосновать можно, если их использование было направлено на получение прибыли, а вот Стаса Михайлова обосновать будет сложно.

Наталья Нагорнова

Главный редактор «Блога о налогах Турова Владимира»